Page 29 -

advertorial

Terugdringen van
Het terugdringen van de kosten van
administratieve processen is één
van de belangrijkste speerpunten administratieve lasten?
dit jaar. De afgelopen jaren zijn hier-
in al behoorlijke stappen gemaakt
door de toenemende rol van ICT in Ondertekenen van POK’s 2.0; the next step!
het onderwijs. Er zijn vele syste-
men ontwikkeld om leerlingen te situatie is er voldoende formatie en kan de De techniek
registreren en te volgen, resultaten medewerker in de eerste week bij de stu- Bij digitaal ondertekenen speelt veiligheid
inzichtelijk te maken, lesroosters dent langs om alle documenten te onder- een grote rol; door wie wordt het docu-
te genereren en roosterwijzigingen tekenen. In de praktijk blijkt dit helaas niet ment ondertekend? Hoe weet u dat het
gemakkelijk door te kunnen voeren. altijd (even gemakkelijk) haalbaar. document niet wordt aangepast? Door
gebruik te maken van gecertificeerde
Uw onderwijsinstelling heeft het grootste PDF’s van Adobe, kan de overeenkomst
Papieren processen belang bij het hebben van ondertekende niet worden aangepast. Tevens zorgen
Ondanks de digitalisering binnen het on- OOK’s en POK’s. Het ondertekenen van data over onder andere locatie, tijd en
derwijs zijn er nog veel documentstromen deze documenten heeft echter nogal datum ervoor dat alles is terug te leiden
waar papier aan te pas komt. Een bekend vaak wat voeten in de aarde, omdat er naar degene die het document heeft on-
voorbeeld hiervan is het fysieke dossier diverse partijen (student, ouder en/of het dertekend. Omdat er geen speciale soft-
met overeenkomsten en transacties die leerbedrijf) bij betrokken zijn. Hetzelfde ware nodig is voor het onder tekenen van
voorzien zijn van een handtekening. Het geldt voor het retour ontvangen van de de POK is digitaal ondertekenen voor
digitaliseren van deze documentstromen ondertekende overeenkomsten. De on- iedereen, op ieder moment en vanaf ieder
is een grote stap in het terugdringen van derwijsinstelling heeft het proces niet apparaat toegankelijk.
de administratieve lasten. volledig zelf in de hand.
Het complete dossier
De noodzaak van Ondertekenen 2.0 Door de integratie met het CRM- systeem
OOK’s & POK’s Om de digitalisering binnen het onder- is een digitaal en compleet dossier
De onderwijs- en praktijkovereen komsten wijs door te zetten, is het een logische binnen handbereik. Overeenkomsten
zijn voor uw onderwijsinstelling heel be- stap de ondertekeningservice te om- worden automatisch verstuurd en na
langrijk. Het ontbreken van deze docu- armen. Kennisnet over de onderteke- ondertekening door alle stakeholders
menten ontneemt het recht op vergoe- ningservice: “De ondertekeningservice weer toegevoegd aan de studentenkaart.
ding. Maar ook voor leerbedrijven zijn is bruikbaar voor het ondertekenen van Tevens is het voor de studentenadmini-
praktijkovereenkomsten erg belangrijk; allerlei documenten in diverse processen stratie heel gemakkelijk om in één oog-
zonder geldige overeenkomst hebben zij binnen verschillende sectoren”. opslag te zien welke dossiers compleet
geen recht op belastingvoordeel. zijn en welke nog niet.
Met nieuwe technieken is het mogelijk om Net als in de huidige situatie ontvan-
Consequenties van de werkdruk ondertekenprocessen, van onder andere gen alle stakeholders een kopie van de
In de praktijk blijkt de wettelijke termijn de OOK’s en POK’s, te digitaliseren, te ondertekende overeenkomst voor hun
van twee weken waarin de POK afgehan- versnellen en te controleren. Zowel het eigen administratie. Dat is wel zo fijn.
deld moet worden nog best een uitdaging. verzenden, ondertekenen en retoursturen
Eén van de redenen hiervan is de hoge gebeurt met de ondertekeningservice Informatie of demo?
werkdruk van het personeel. In de ideale volledig digitaal. Wilt u meer informatie of zelf ervaren hoe
eenvoudig digitaal ondertekenen is? Op
www.yourcontract.nl is een eenvoudige
demo ingericht om binnen een paar mi-
nuten te ervaren wat ondertekenen 2.0 in
het onderwijs voor u kan betekenen.

info@yourcontract.nl
030 - 850 18 00

MEI 2014 29