Door Ernst van dam | Directeur bij Cap Gemini Academy. Rik Nijkamp | ex-directeur bij verschillende arbodiensten en thans organisatieadviseur. Bart Groenewoud |learning & development specialist. En auteurs van het boek Vergader Jezelf Gelukkig
Om gelukkiger te worden van vergaderen, is het belangrijk dat resultaten worden behaald. Het behalen van resultaten doe je niet door enkel te focussen op de wijze van vergaderen, maar door te starten met een goede voorbereiding. Waarom ga je vergaderen en wie zijn daarbij en waarom? Dat stellen de onderzoekers van een studie naar vergaderen en naar de gevolgen van de omslag van fysiek naar online vergaderen. De resultaten uit die studie zijn nogal ontnuchterend.
Waarom een vergaderonderzoek?
Uit eerder onderzoek weten we dat 73% van de mensen andere dingen zit te doen tijdens een overleg, 91% regelmatig dagdroomt, 45% stress heeft van het aantal vergaderingen en 47% klaagt dat vergaderingen de grootste tijdsverspilling is van werk. ‘Wij verbazen ons er continue over hoe mensen met elkaar omgaan in organisaties. En datgene wat ons allemaal veel tijd en energie kost – vergaderen – dat lijkt niet altijd goed te gaan. Vergaderen is zoveel meer dan agendastukken aftikken. Het is de olie van de samenwerking. Tijd voor een grootschalig onderzoek naar vergaderen in Nederland’’ – Rik, Ernst en Bart.
Belangrijkste conclusies
- We vergaderen wat af in Nederland en geven het vergaderen zelf een mager zesje!
- En hoe meer we vergaderen, hoe minder gelukkig we zijn.
- We vermoeden dat onze collega’s dit ook vinden.
- We worden gelukkiger als vergaderingen leiden tot resultaat.
Online vergaderen vs fysiek vergaderen
Kijkend naar de resultaten zien we ook dat online vergaderen niet populair is.
- Slechts 10% wordt gelukkiger van online dan van fysiek vergaderen.
- 91% is meer online gaan vergaderen.
- En slechts 2% minder dan voorheen.
Grootste ergernissen
- Uitlopen van vergaderingen.
- Het lage vertrouwen om vrijuit te spreken.
- Er worden geen resultaten geboekt.
- Het niet opvolgen van acties.
Ruim een kwart van de respondenten voelt zich niet vertrouwt zich uit te spreken. In de metingen die wij doen binnen organisaties zien we dit terug in de cultuur van een organisatie. Dit geeft je een goed beeld over je eigen organisatie. We vinden het erg belangrijk dat onze vergaderingen bijdragen aan een resultaat, maar daar zijn we niet zo goed in aldus de uitkomst van het onderzoek.
Verschillen per branche
Met name in het onderwijs (33%) en de bouw & industrie (30%) worden mensen blijer als vergaderingen minder uitlopen. In het onderwijs (38%) en de zorg (30%) voelen mensen zich niet vertrouwd alles te kunnen zeggen. In de bouw & industrie (90%), Overheid (70%) en onderwijs (70%) kan het echt veel beter als er meer resultaten worden geboekt. In de bouw & industrie (60%), zorg (60%) en financiele dienstverlening (55%) kan het ook echt beter als acties worden opgevolgd.
Dit om enige uit het oog springende data te delen. Met name in de zorg, het onderwijs en de financiele dienstverlening geeft ruimt een derde aan dat de vergaderingen niet bijdragen aan het werkgeluk.
Specifiek voor het onderwijs
Zoomen we in op het onderwijs, dan zien we dat deze een redelijk mate van ‘team’spirit kent t.o.v. de overige branches. Het onderwijs ziet fors meer kansen (34%) door te focussen op het niet uitlopen van vergaderingen toe dan de markt (24,63%).
Een zeer negatieve uitschieter in het onderwijs is het zich vertrouwd voelen om iets te zeggen. Daar zit ze ruim 12% boven het gemiddelde; 37% voelt zich niet vertrouwd iets te zeggen. Een andere uitdaging zit in het boeken van resultaten: 70% geeft aan dat dat beter kan versus het gemiddelde van 64,29%.
Het opvolgen van acties verdient aandacht in het onderwijs; 38% versus het gemiddelde van 54,68%. Kansen voldoende en op basis van deze uitkomsten moet ook het onderwijs ‘aan de slag’.
Advies
Om gelukkiger te worden van vergaderen, is het belangrijk dat resultaten worden behaald. Het behalen van resultaten doe je niet door enkel te focussen op de wijze van vergaderen, maar door te starten met een goede voorbereiding. Waarom ga je vergaderen en wie zijn daarbij en waarom? Daar zit de start van Gelukkig Vergaderen en daarmee het behalen van je doelen. Minder, zinvoller en leuker te vergaderen bereik je o.a. door daarbij stil te staan en dus geen uitnodigingen meer te accepteren waaruit niet helder blijkt waarom er wordt overlegd en wat jou rol is in dat overleg. Heb je geen rol, dan heb je er simpelweg niets te zoeken en hoef je er niet bi te zijn.
Gelukkig zijn dit allemaal zaken die kunnen worden aangepakt. Praktisch gezien is dat vooral zorgen dat vergaderen alleen dan gebeurt als het écht waarde toevoegt, met alleen die mensen die er ook echt iets aan hebben. Menselijk gezien is dat ook door tijd en aandacht te besteden aan het daadwerkelijk verbinden van mensen. Vooral in deze tijden waarin we zo hunkeren naar goed en constructief sociaal contact.
Foto: Lucas Law Unsplash