Het aantal vergaderingen, congressen en workshops per jaar loopt in Nederland in de tientallen miljoenen. Wat leveren die enorme aantallen op als het gaat om gerichter werken, beter samenwerken enz.? Vooral veel verlies van tijd en geld, volgens de Amerikaanse website Zippa.com. Van congressen en workshops weten we dat deelnemers zich voor een paar uur onderdompelen in vooral veel theorie over nieuwe ontwikkelingen en ideale werkomstandigheden. Om vervolgens naar huis te gaan en veel minder dan gedacht of verwacht met de informatie te doen. Het kan anders, tijd is kostbaar. De uitdaging is om van te voren al een intentie te hebben wat je die dag(en)wil doen, opsteken en meenemen (of achterlaten). Naar aanleiding van de veelheid van informatie die men tijdens een event absorbeert is het vana belang gefocust te zijn: Wat is zinvolle informatie die ik (en het team of de afdeling) vanaf morgen kan gebruiken?
Eerst een paar cijfers. Volgens zippia.com worden in de Verenigde Staten ruw geschat 55 miljoen vergaderingen per week gehouden. ‘Dat is minstens 11 miljoen per dag en meer dan een miljard per jaar. De gemiddelde werknemer besteedt minstens drie uur per week aan vergaderingen, waarbij 30% van de werknemers aangeeft dat ze meer dan vijf uur per week in vergaderingen doorbrengen.’ De VS heeft een bevolkingsaantal dat 20 keer dat van Nederland is. Dus als we dat omrekenen zitten we in Nederland op circa 50 miljoen vergaderingen per jaar, dat is (minus een paar weken vakantie) zo’n 1 miljoen per week!
Zippa.com heft nog wat aanvullende en tamelijk zorgwekkende informatie: ‘Organisaties besteden ongeveer 15% van hun tijd aan vergaderingen, waarbij uit enquêtes blijkt dat 71% van die vergaderingen als onproductief wordt beschouwd. Naar schatting 37 miljard dollar gaat per jaar verloren aan onproductieve vergaderingen.’
Voor Nederland zou dat verlies uitkomen op bijna 2 miljard euro. Los van gerichte praktijkbijscholingen voor mensen die met hun handen werken, dompelen tienduizenden zich met regelmaat onder in vergaderingen, congressen en workshops met een hoog theoretisch. Hoe maak je die vruchtbaar?
- Te vaak gaan mensen naar een meeting omdat ze moeten of omdat het thema ‘interessant’ is. Met andere woorden, tamelijk vrijblijvend. We kijken wel wat er uit komt. Daar zou je al een verandering in kunnen aanbrengen. Je kan voor jezelf kritisch selectief zijn en je van tevoren al voornemen om met een, twee of drie punten (voor verandering, verbetering etc.) naar huis te gaan.
- Organisaties kunnen selectiever zijn in de events die medewerkers worden geacht bij te wonen. Het is niet nodig alles aan te horen of te weten.
- Op een dag deelnemen aan drie of vier workshops is leuk voor de tijdbesteding maar meestal niet echt zinvol. Kijk ook goed wie waar naartoe gaat. Bespreek dat van te voren. Kijk gericht waar behoefte aan is.
- Een groot probleem is de ‘overload’ aan informatie. Niet zelden komen een handvol of meer mensen tamelijk lang aan het woord met een vracht aan data. Ja, ze geven een beeld van een actuele situatie of een ontwikkeling maar wat kun je er mee? Wat dikwijls ontbreekt, is de kunst van ‘minder is meer’. En vervolgens een gerichte handreiking aan de hand van enkele bullits. Wees daar kritisch op als deelnemer, geef de organisatie en/of sprekers feedback daarover.
- En waarom zouden we op zijn tijd niet bespreken wat iemand uit een vergadering of congres heeft gehaald. Daar zijn ze toch voor, al die dure tijdsbestedingen!?